De toezending van de stukken bij beveiligde zending is niet op straffe van onontvankelijkheid voorgeschreven en betreft derhalve geen substantiële pleegvorm.
In geval van een andere dan aangetekende zending kan uw bestuur bij betwisting van de ontvangst van stukken evenwel in bewijsnood komen te staven dat de gevraagde stukken werden ontvangen.
In de administratieve praktijk trekt de Raad voluit de kaart van de elektronische communicatie. De stukken mogen worden aangeleverd via e-mail, of via een melding van een link naar de elektronische vindplaats, of op papieren drager, of via een combinatie van één of meerdere van deze wijzen.
Zo volstaat het bv. dat uw bestuur:
- een e-mail stuurt met een link naar een website waar bepaalde stukken (bv. een grafisch plan van een plan van aanleg of ruimtelijk uitvoeringsplan) kunnen worden geraadpleegd;
- stukken op papieren drager via een klassieke verzending via de post bezorgt;
- stukken onder de vorm van gedigitaliseerde bestanden aanreikt als bijlagen bij een e-mail onder een gebruikelijk bestandsformaat zoals .pdf, .jpeg, .doc(x),…