(artikel 7, § 4 Procedure- en werkingsreglement van de Hoge Raad)
U moet een afschrift (kopie) van uw nota bezorgen per aangetekende brief of via afgifte tegen ontvangstbewijs aan het bestuur dat het advies vraagt en dat wordt vermeld in de aangetekende brief die u van de Raad hebt gekregen.
Om te kunnen nagaan of het aangewezen bestuur wel degelijk een kopie van uw nota ontvangen heeft, moet u aan de Raad het bewijs van de aangetekende zending of het ontvangstbewijs bezorgen dat staaft dat u een afschrift (kopie) van de nota per aangetekende brief of via afgifte tegen ontvangstbewijs hebt bezorgd aan het bestuur dat het advies vraagt en dat wordt vermeld in de aangetekende brief die u van de Raad hebt gekregen.
Indien dit bewijs ontbreekt bij uw nota, kunt u daarvoor een schriftelijke herinnering krijgen.
U moet dit bewijs dan zo snel mogelijk en uiterlijk de dag vóór de geplande vergadering bezorgen. Ontvangt de Raad het bewijs pas ná de vergadering, dan kan de Raad uiteraard geen rekening hebben gehouden met uw nota.